Document Audit Trail

Theo dấu tài liệu

Theo dõi toàn bộ dữ liệu cần thiết của công ty và lưu trữ chúng một cách an toàn, bạn có thể giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin gây hại.

Overview

Bảo vệ dữ liệu nhạy cảm chưa bao giờ thách thức lớn với nhà quản trị như hiện nay. Giải pháp Theo dấu Tài liệu của chúng tôi cung cấp một cách thức tiện lợi và không rắc rối để giám sát các thông tin mật – người nào truy cập, gửi, in, sao chép thông tin, khi nào và như thế nào. Bằng cách theo dõi toàn bộ các dữ liệu liệu cần thiết của công ty và lưu trữ chúng một cách an toàn, bạn có thể giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin gây hại, bảo vệ sở hữu trí tuệ và duy trì tính nguyên vẹn thương hiệu của doanh nghiệp.

Thách thức của bạn

Là một tổ chức có trách nhiệm, bạn phải đối mặt với thách thức lớn trong việc xử lý khối lượng dữ liệu nhạy cảm theo một cách đáng tin cậy. Mặc dù ý thức bảo mật đã được nâng cao, mối lo rò rỉ dữ liệu vẫn luôn hiện diện thường xuyên.

Bạn cần một giải pháp toàn diện giúp bạn theo dõi các tập tin mật và đảm bảo rằng các tập tin này lúc nào cũng được xử lý đúng cách, đúng người, đúng thời điểm. Bạn cần phương án để lưu trữ tài liệu, đảm bảo chúng được an toàn nhưng vẫn có thể truy cập được. Với quyền kiểm soát tốt hơn và bảo mật chặt chẽ hơn, bạn có thể giảm thiểu nguy cơ rò rỉ và bảo về danh tiếng thương hiệu của doanh nghiệp.

Solutions

Nếu thông tin mật bị rò rỉ, bạn có thể tìm ra bên chịu trách nhiệm một cách nhanh chóng bằng cách tìm kiếm các tệp nén hình ảnh tài liệu. Bản ghi các tác vụ và nội dung từ đó bạn biết việc rò rỉ xảy ra khi nào và như thế nào. Bạn có thể áp dụng các biện pháp bảo mật để có thể đảm bảo việc này không bao giờ xảy ra nữa.

Thay vì khóa các tập tin quan trọng bằng các thủ tục rườm rà, chúng tôi cung cấp một giải pháp đơn giản không chỉ mang đến tính bảo mật toàn diện mà còn cho phép bạn nhanh chóng truy cập vào tài liệu mật khi bạn cần. Bằng cách lưu trữ tài liệu dưới dạng hình ảnh, giải pháp ApeosWare Image Log Management sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý, giám sát và định vị tài liệu nén, giảm nguy cơ rò rỉ thông tin làm tổn hại đến việc kinh doanh của bạn.

Với giải pháp Theo dấu Tài liệu, bạn có thể thiết lập quyền với người truy cập và thiết lập hạn chế truy cập cho các tài liệu nhất định và cách truy cập, sau đó bạn có thể theo dõi chúng được thực hiện tự động. Bằng cách này bạn có thể đảm bảo tất cả các tập tin nhận và gửi theo đúng giao thức.

Giải pháp của chúng tôi giúp bạn bảo vệ thông tin quan trọng bằng cách theo dõi toàn bộ quá trình liên quan đến quá trình xử lý tài liệu. Tài liệu được lưu dưới dạng hình ảnh, và các hồ sơ lưu trữ của toàn bộ việc sao chép, in ấn, scan và gửi fax sẽ được duy trì cùng với các chi tiết về người dùng và thiết bị. Hồ sơ chi tiết của chúng tôi sẽ giúp cho việc truy xuất khi nào từng tài liệu được truy cập, bởi ai và như thế nào một cách dễ dàng. Khả năng truy xuất nguồn cấp cao này sẽ giúp ngăn chặn thông tin nhạy cảm rơi vào tay người không được ủy quyền.

Benefits

Bạn sẽ có được:

  • Khả năng theo dõi toàn bộ việc xử lý tài liệu cùng với chi tiết người dùng và thiết bị 24/7 từ thiết bị đa chức năng của người quản trị, tăng tính minh bạch và giảm nguy cơ rò rỉ thông tin.
  • Các báo cáo được gửi cho các quản trị viên thông qua email vào những khoảng thời gian được thiết lập theo yêu cầu. Tất cả báo cáo được lưu để tham khảo về sau và có thể phân loại theo người dùng hoặc theo nhóm, chỉ định với nhiều mức độ quan trọng và được hiển thị theo năm hoặc tháng.
  • Tài liệu được lưu trữ dưới dạng hình ảnh để tiện hơn trong việc theo dõi, lưu nén và tìm kiếm.
  • Dung lượng lưu trữ tài liệu và dữ liệu hệ thống lớn hơn để dễ dàng tìm tài liệu được lưu nén theo yêu cầu.
  • Chức năng Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR) đa ngôn ngôn ngữ giúp bạn nhanh chóng tìm được tài liệu bạn cần thuộc bất kỳ ngôn ngữ nào.
  • Thông báo và giám sát bản ghi hình ảnh có thể tùy chỉnh theo ý người dùng.

Các giải pháp liên quan