Portable UI for Business

Portable UI for Business

Overview

What is Portable UI for Business?

Basic operations such as copy, fax, and scan (Store to Folder or E-mail) operations can be performed from iOS and AndroidTM mobile devices. Your smartphone can be used as a portable UI panel. Simply set a job on your smartphone and touch the NFC (near field communication) reader of the multifunction device with your smartphone. Since the settings are already specified on the smartphone, the job can be opened immediately without performing operations at the multifunction device, which reduces crowding at the device.
* A wireless environment with an access point is required.

APP on iTunes Android APP on Google Play™ 

Features

Basic operations such as copy, scan, and fax operations can be carried out on AndroidTM and iOS devices. Because jobs can be started by simply touching these devices to MFDs as if you are carrying your own control panel, workflow is not interrupted and waiting time for other users can be reduced. Also, operational support can be provided via an automatic read-aloud feature and an accessibility feature of the mobile devices for visually impaired users and users in wheelchairs to simply operate the screens.

  • This application can be downloaded for free from App Store and Google Play.
  • Because an MFD has an NFC tag as standard, it is not required for users to purchase optional equipment (e.g., IC card readers).
  • An access point and a wireless network must be set up at a customer's site.

Simply set a job on your smartphone.

 

User-friendly operability

Functions can be configured in the same way as with your familiar device since a design compatible with the operations of mobile devices has been adopted.
In addition, the built-in accessibility feature on mobile devices also helps visually impaired users by reading aloud.

1. Enlarged text

Character sizes can be enlarged so that characters are easier to read.

2. Text to Speech

In order to guide users through the application, the operational procedure that is not displayed on the screen as well as the displayed procedure are read aloud.

3. Enlarged screen display

A part of a screen can be enlarged easily.*

4. Color inversion

To make it easier to see characters, the background color can be darkened, and the color of characters can be lightened.

* iOS: Double-tap with three fingers. AndroidTM: Triple-tap with one finger.

 

Registering frequently-used settings as favorites

The Copy, Fax, Scan (Store to Folder), and Scan (E-mail) settings configured on the application screen can be saved as favorites. After any setting is selected from [Favorites], and a mobile device is touched to an MFD, a job can be executed. Using Portable UI for Business, up to 30 favorite settings can be registered for a single user.

1. Naming of Favorite

User can register the desired name of each Favorites.

2. Display order changeable

User can change the display order according to the name and the usage history.

 

An external keyboard can be connected to a mobile device via Bluetooth so that the device can be operated using the keyboard.

An external keyboard can be connected

Thông số kỹ thuật

Specifications

File Size:
75.31 KB
Document Type:
Portable Document Format
Download Resource

Supported Mobile Devices

File Size:
96.15 KB
Document Type:
Portable Document Format
Download Resource

Supported Multifunction Models

File Size:
55.46 KB
Document Type:
Portable Document Format
Download Resource

FAQ

[iOS and Android]
Features available are Copy, Email, Store to Folder, and Fax.
You can save different settings to Favorites and launch them with one-touch.
Job instructions can be sent by tapping the multifunction device via NFC*1, or tapping [Start Job].*2
Status will be notified according to the Notification settings.
Also, as an Accessibility feature, you can listen to the voice guidance on smartphone or tablet while operating the app. You can also operate the app with your keyboard, and smartphone or tablet.

*1: NFC stands for Near Field Communication.
Communication on this app is carried out by holding the smartphone or tablet to the multifunction device.
*2: You can only tap NFC to send job instructions for Android.

You can use voice guidance by enabling the feature at Accessibility on your smartphone or tablet.
Refer to the following setup for each OS.
Also, check how to adjust the desired volume on your mobile devices.

[iOS]
Enable VoiceOver via [Settings] > [General] > [Accessibility] > [VoiceOver] in your iPhone or iPad.
Refer to the smartphone or tablet tutorial, or the Apple official site on how to use VoiceOver when it is enabled.

[Android]
Enable TalkBack via [Settings] > [Accessibility] > [TalkBack] in your smartphone or tablet.
Refer to the smartphone or tablet tutorial, or the Google official site on how to use TalkBack when it is enabled.

[iOS and Android]
Features available are as follows:
Quantity, Output Color, 2 Sided Copying, Paper Supply, Reduce / Enlarge, Pages per Side, Lighten / Darken, Staple, Original Type, Original Orientation, Background Suppression, Negative Image.

Note: Depending on the configuration and settings of multifunction device, some features may not be available.

[iOS and Android]
Features available are as follows:
File Format, Color Scanning, 2 Sided Scanning, Resolution, Quality / File Size, Original Type, Original Orientation, Skip Blank Pages, Background Suppression.
You can select recipient’s email address from Contacts on your smartphone or tablet.
Only 1 email address can be specified as recipient.

Note: Depending on the configuration and settings of multifunction device, some features may not be available.

[iOS and Android]
Features available are as follows:
Color Scanning, 2 Sided Scanning, Resolution, Quality / File Size, Original Type, Original Orientation, Skip Blank Pages, Background Suppression.
You can specify a storage location from folder number “1 to 200”

Note: Depending on the configuration and settings of multifunction device, some features may not be available.

[iOS and Android]
Features available are as follows:
Resolution, 2 Sided Scanning, Lighten / Darken, Original Type
You can select recipient’s fax number from Contacts on your smartphone or tablet.
Only 1 fax number can be specified as recipient.

Note: Depending on the configuration and settings of multifunction device, some features may not be available.

[iOS and Android]
You can save frequently used settings, and label it with your preferred name for easy retrieval in future.
By selecting a registered favorite from the list, you can quickly call up the settings to run a job.

[iOS and Android]
This app can be displayed in Japanese and English.
Depending on your smartphone’s or tablet's language preference settings, the app will be displayed as follows:*1

- Mobile device: Japanese,              App: Japanese
- Mobile device: English,                  App: English
- Mobile device: Other languages,  App: English

*1: Procedure to set up language preferences may differ depending on your smartphone’s or tablet's OS version.

[iOS and Android]
This app does not support IPv6 network.

[iOS and Android]
The app only supports local authentication, where user details are stored in the multifunction device.
It does not support remote authentication.

Note:
- When multifunction device is set to [Log In to Local Accounts], ensure that the authentication details of this app is the same as the user details on multifunction device. Otherwise, you will not be able to use the features on this app.
> Enter the user ID and password used for login to multifunction device in Authentication Settings of this app.
> Use this app when you have logged in to multifunction device with the above user ID and password.

Installation

[iOS and Android]
The following settings are required on multifunction device:
System Administrator login is required to change settings.

Select [All Users] for [Auto Start Job Flow Sheet] on multifunction device screen via [Tools] > [System Settings] > [Job Flow Service Settings].

[iOS and Android]
Enter IP address of multifunction device on the address bar of web browser on your smartphone or tablet, and check that you can access the CentreWare Internet Services*1.
You are connected to multifunction device if you can access CentreWare Internet Services.*2
You are not connected if a warning screen stating that webpage cannot be opened is displayed on the web browser.
When warning screen is displayed, check the wireless LAN access point settings with your network administrator.

*1: CentreWare Internet Services
If you enter IP address (e.g. http://192.0.2.1) of multifunction device in web browser, the CentreWare Internet Services screen will launch.
*2: To use CentreWare Internet Services, you need to configure settings on multifunction device.
Print the Configuration Report and check that IP address of multifunction device is set, and HTTP protocol is enabled.

For [Internal LAN (Wired)] or [Internal LAN (Wi-Fi)], you can use your mobile devices via internal LAN access points to send Copy, Scan, or Fax instructions to the multifunction device.

Note: The features on this app will be unavailable when connecting smartphone or tablet with multifunction device via Wi-Fi Direct®.

portable_ui_for_business

Select [LAN 1] for Primary Network of multifunction device.

Note: Email service is unavailable if [Wi-Fi] is set for [Primary Network].

portable_ui_for_business

Select [Wi-Fi] for Primary Network of multifunction device.

Note: Email service is unavailable if [LAN 1] is set for [Primary Network].

Cách sử dụng

[iOS và Android]
Cần cẩn thận không chạm vào bảng điều khiển của thiết bị đa năng khi đưa máy tính bảng lớn đến điểm NFC. Việc chạm vào một nút có thể vô tình khởi động một công việc. 
Vị trí điểm NFC(*1) để đưa thiết bị lại gần có thể khác nhau tùy thuộc vào điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Hãy kiểm tra hướng dẫn người dùng của điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. 

(*1) NFC viết tắt cho Near Field Communication (Giao tiếp cận trường).
Kết nối trên ứng dụng này được thực hiện bằng cách đưa điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng lại gần thiết bị đa năng.

Đối với ứng dụng này, tình trạng công việc Copy (Sao chụp), Scan (Quét) hoặc Fax sẽ được thông báo theo thiết đặt thông báo của HĐH. 
Chúng tôi khuyến nghị bạn thay đổi thiết đặt thông báo trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng để hiển thị tình trạng công việc Copy (Sao chụp), Scan (Quét) hoặc Fax một cách hiệu quả hơn. 
Quy trình
Lưu ý:
- Tên tính năng và cấu hình có thể khác nhau tùy thuộc vào phiên bản HĐH của thiết bị di động. 

[iOS]
  Thay đổi thiết đặt của ứng dụng này qua [Cài đặt] > [Thông báo] > [Portable UI]. 
  - Bật [Cho phép Thông báo]
  - Bật [Âm thanh]
  - Chọn [Khóa màn hình], [Trung tâm thông báo] và [Biểu ngữ]
  - Đặt [Kiểu băng rôn] thành [Ổn định]

[Android]
1. Thay đổi thiết đặt chung của ứng dụng này qua [Cài đặt] > [Ứng dụng & thông báo] > [Thông báo]. 
   - Bật [Cho phép dấu chấm thông báo]
   - Bật [Đèn nhấp nháy]
   - Đặt [Âm thanh thông báo mặc định] thành bất kỳ âm thanh nào không phải là [Không]

2. Thay đổi thiết đặt thông báo cho ứng dụng này qua [Cài đặt] > [Ứng dụng & thông báo] > [Portable UI] > [Thông báo ứng dụng]. 
   - Đặt thành [Bật]
   - Bật [Cho phép dấu chấm thông báo]
   - Bật [Cho phép gián đoạn]
   - Đặt [Trên màn hình khóa] thành [Ẩn nội dung thông báo nhạy cảm]

Các thông báo sau chỉ hiển thị lần đầu tiên. 
Gõ nhẹ [OK] để tiếp tục. 
Khi sử dụng chứng chỉ khác chứng chỉ tự gán cho thiết đặt mã hóa, ứng dụng này có thể sẽ không khả dụng. 

[iOS]
-------
The server is not trusted by the OS of your mobile device. 
Do you want to continue accessing? 
-------

[Android]
-------
The security certificate of this server is not trusted by the OS of your mobile device. 
Do you want to continue accessing? 
Issued to: Issued by: OO
Valid: OO Through OO
-------
-------
Máy chủ không được HĐH của thiết bị di động tin cậy. 
Bạn có muốn tiếp tục truy cập không? 
Tên máy chủ: OOO.OOO.OOO.OOO (Địa chỉ IP của thiết bị đa năng)
-------

Bạn có thể kiểm tra các nội dung bằng cách chạm vào nút ở góc trên bên phải của màn hình xác nhận chạm NFC. 

[iOS]
[Android]
 iOS  android
[iOS và Android]
Ứng dụng này không hỗ trợ sao chụp các bản gốc có khổ khác nhau. 
Bạn có thể thực hiện điều này trên thiết bị đa năng.
[iOS và Android]
Nếu Pages per Side (Dồn trang) được đặt thành 2 Pages (2 trang) hoặc 4 Pages (4 trang), Reduce / Enlarge (Thu nhỏ / Phóng to) chỉ có thể là Auto % (% tự động). 
Trong trường hợp này, bạn không thể tự điều chỉnh thiết đặt Reduce / Enlarge (Thu nhỏ/Phóng to).
[iOS và Android]
Thiết đặt mặc định là thông báo URL. 
Bạn cần thay đổi thiết đặt này trên thiết bị đa năng. 
Liên hệ với Bộ phận hỗ trợ khách hàng của Fuji Xerox nếu bạn muốn gửi theo dạng tệp đính kèm email.

[iOS và Android]
Đối với ứng dụng này, chúng tôi khuyến nghị bạn nên đặt mã khóa cho thư mục để nâng cao tính bảo mật. 
Kiểm tra thiết đặt thư mục trên thiết bị đa năng theo quy trình sau. 
Cần đăng nhập của Chủ sở hữu của thư mục để thay đổi thiết đặt thư mục. 

Mở danh sách thư mục trên màn hình thiết bị đa năng qua [Công cụ] > [Thiết đặt hệ thống] > [Thiết lập] > [Tạo thư mục]. 
Chọn thư mục và thực hiện các thay đổi sau: 
  - Chọn [Bật] cho [Kiểm tra mã khóa thư mục].
  - Nhập mã khóa.

Xử lý sự cố

[iOS và Android]
Đảm bảo đã bật thiết bị đa năng. 
Sau đó, kiểm tra các mục sau trên thiết bị di động: 
- Đã bật Mạng LAN không dây. 
- Đối với điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng có hỗ trợ NFC(*1), đảm bảo đã bật NFC(*1). 
- Điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng đã kết nối cùng mạng với thiết bị đa năng. 

(*1) NFC viết tắt cho Near Field Communication (Giao tiếp cận trường).
Kết nối trên ứng dụng này được thực hiện bằng cách đưa điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng lại gần thiết bị đa năng.

[iOS]
iPhone/iPad có thể sẽ không hiển thị lỗi ngay cả khi bạn đưa thiết bị di động đến điểm NFC(*1) của thiết bị đa năng vì thiết bị đa năng đang tắt, do đó NFC(*1) không khả dụng. 
Hãy đảm bảo đã bật thiết bị đa năng và đưa iPhone/iPad đến điểm NFC một lần nữa. 

(*1) NFC viết tắt cho Near Field Communication (Giao tiếp cận trường).
Kết nối trên ứng dụng này được thực hiện bằng cách đưa điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng lại gần thiết bị đa năng.

Sau đây là các nguyên nhân chính và cách xử lý. 

Các nguyên nhân chính và Cách xử lý


[iOS và Android]
1. Kiểm tra Thiết đặt xác thực của ứng dụng này. 
- Đảm bảo ID người dùng và mật khẩu trên ứng dụng này được để trống. 
- Đảm bảo không có các ký tự khoảng trắng và ký tự như dấu gạch dưới vô tình nhập vào. 
Lưu ý:
- Khi chọn [Không cần đăng nhập] cho [Kiểu đăng nhập] trên thiết bị đa năng, phải để trống ID người dùng và mật khẩu. 

2. Kiểm tra [Thiết đặt bộ lệnh chuỗi công việc] trên thiết bị đa năng. 
Cần đăng nhập của Người quản trị hệ thống để thay đổi thiết đặt. 
- Chọn [Tất cả người dùng] cho [Tự động khởi động bảng chuỗi công việc] trên màn hình thiết bị đa năng qua [Công cụ] > [Thiết đặt hệ thống] > [Thiết đặt bộ lệnh chuỗi công việc].

[Android]
Tùy vào điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng, NFC(*1) có thể sẽ tự động bị tắt khi kết nối cáp USB hoặc tai nghe có dây. 
Hãy tháo dây cáp khi sử dụng NFC, hoặc sử dụng các thiết bị không dây như tai nghe Bluetooth khi cùng sử dụng. 

(*1) NFC viết tắt cho Near Field Communication (Giao tiếp cận trường).
Kết nối trên ứng dụng này được thực hiện bằng cách đưa điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng lại gần thiết bị đa năng.

[iOS and Android]
Tính năng giọng nói tùy thuộc vào sự vận hành của ứng dụng giọng nói được cài đặt trong điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. 
Các tên riêng, địa chỉ email, số là các từ không phổ biến trong từ điển có thể sẽ không được đọc chính xác. 
Đồng thời, tùy thuộc vào thiết đặt ngôn ngữ trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng, nội dung có thể sẽ không được đọc chính xác. 

[Android]
Tùy thuộc vào phiên bản của TalkBack trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng, kết quả vận hành có thể sẽ được đọc khác nội dung hoặc vào các thời điểm khác nhau.

[iOS]
Đối với người dùng iPhone/iPad, tình trạng Copy (Sao chụp), Scan (Quét), hoặc Fax có thể sẽ hiển thị “In Progress” ngay cả khi đã xảy ra lỗi trên thiết bị đa năng. 
Hãy kiểm tra tình trạng trên thiết bị đa năng.

[iOS và Android]
Tùy thuộc vào loại lỗi fax, tình trạng có thể sẽ không hiển thị trên ứng dụng. 
Ngay cả khi xảy ra trường hợp này, bạn có thể bật Âm cảnh báo trên thiết bị đa năng để dễ dàng nhận biết đã có lỗi xảy ra. 
Cần đăng nhập của Người quản trị hệ thống để thay đổi thiết đặt. 

Đặt âm lượng cần trên thiết bị đa năng theo trình tự sau. 
[Công cụ] > [Thiết đặt hệ thống] > [Thiết đặt bộ lệnh thông dụng] > [Âm thanh] > [Âm cảnh báo]